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在線打卡、視頻會議、遠程協(xié)同辦公……疫情發(fā)生后，不少人的辦公場景從線下轉移到了線上。
打破時間和空間的制約，遠程辦公不僅讓溝通更加高效，也能幫助企業(yè)降本增效，讓行業(yè)長期增長動力更充足。
突如其來的新冠肺炎疫情讓遠程辦公走入了更多人的視野，成了很多人近期的工作日常。
短期內(nèi)激增的市場需求加快了遠程辦公市場的發(fā)展，也推動著企業(yè)數(shù)字化轉型進程。未來，遠程辦公市場是否仍有長期發(fā)展的潛力?服務商將如何提高用戶黏性?記者對此進行了采訪。
辦公場景 線上轉移
“大家都上線了嗎?我們今天的會議主要討論三件事……”4月21日上午9點，河北一家企業(yè)的辦公室負責人陳江洋正通過“云會議”布置最新工作任務。“只需一部手機就能在線實時溝通，方便又高效，一點也不耽誤事兒。”
在線打卡、視頻會議、遠程協(xié)同辦公……疫情期間，遠程辦公幫助了不少企業(yè)復工復產(chǎn)。截至目前，上千萬企業(yè)組織、約2億人啟用釘釘在線復工。騰訊會議推出兩個月，日活躍賬戶數(shù)就超過1000萬。截至3月20日，金山辦公面向企業(yè)、政府、醫(yī)療機構、大中小學等共計免費發(fā)放超過400萬個“云辦公”賬號，支持社會各界復工復產(chǎn)。
受疫情影響，線下培訓難以按期舉行，通過釘釘視頻會議、日歷、群直播等功能，中南控股集團實現(xiàn)了上千人在線培訓、遠程辦公協(xié)作。目前，中南控股有超過10個項目通過釘釘順利復工。“使用釘釘讓我們實現(xiàn)了組織、溝通、協(xié)同在線，提升了從線下到線上的數(shù)字化轉型水平。”中南控股集團相關負責人黃澄表示。
為了應對激增的市場需求，更好地服務企業(yè)線上辦公需求，釘釘?shù)谝粫r間向1000萬家企業(yè)組織發(fā)布了在家辦公全套免費解決方案，宣布免費開放302人不限時視頻會議;企業(yè)微信快速做了新版本迭代，帶來了群直播、健康上報、在線問診、在線會議支持300人等功能;飛書也宣布，將為所有中小企業(yè)和抗疫組織提供為期3年的商業(yè)版免費使用權。
騰訊企業(yè)微信副總經(jīng)理李致峰表示，過去企業(yè)主要是在線下辦公，員工每天來到辦公室，有什么事情面對面溝通。疫情期間，遠程辦公打破了時間和空間的限制，許多企業(yè)開始轉變工作方式，辦公場景向線上轉移。
數(shù)字工具 助企轉型
數(shù)字化工具的使用大大提升了企業(yè)的協(xié)同辦公效率。
“員工每日在企業(yè)微信中健康打卡，打卡后數(shù)據(jù)可被自動收集，再將數(shù)據(jù)分析工具通過小程序形式嵌入企業(yè)微信平臺內(nèi)，就可實現(xiàn)員工健康數(shù)據(jù)的智能分析并自動生成匯總報告。”聯(lián)合利華中國有限公司相關負責人說，相較以往，通過郵件和Excel表格人工匯總、層層反饋至少耗時兩三天，目前全公司超過1.2萬名員工已用上這個方便的健康打卡工具。
未來，聯(lián)合利華還將拓展信息收集的更多場景，讓企業(yè)內(nèi)部運轉的方方面面都能享受到數(shù)字化辦公軟件帶來的便利。
許多企業(yè)開始認識到數(shù)字化技術在遠程協(xié)作中的價值，也開始審視企業(yè)的運行模式、管理方式。
“線上辦公讓溝通更加高效。”女裝品牌歌莉婭執(zhí)行總經(jīng)理鄧智表示，歌莉婭啟用了遠程辦公模式，銷售、后臺研發(fā)和供應鏈端以及分布在全國的幾百家店鋪，都借助數(shù)字化辦公軟件開工了。疫情過后，現(xiàn)行的管理流程以及項目跨部門合作方式將延續(xù)下去，加速企業(yè)的數(shù)字化轉型。
北大光華管理學院教授張影認為，數(shù)字化辦公方式的普及推進，一方面提升了企業(yè)管理的觸達率和效率，另一方面也凸顯了企業(yè)當前層層遞進管理匯報方式與在線協(xié)作模式之間存在的溝壑。為適應全流程協(xié)作在線化，企業(yè)需要對組織結構和管理方式進行數(shù)字化轉型，使其與數(shù)字化辦公方式相匹配。
從人的在線到組織在線，數(shù)字化轉型能夠幫助企業(yè)降本增效。為了保障消毒液、洗手液等產(chǎn)品的生產(chǎn)，立白集團各職能保障部門啟用遠程辦公全面復工。立白首席信息官阮群錕介紹，通過數(shù)字化管理平臺，公司總部每天匯總各項數(shù)據(jù)，用掌握的數(shù)據(jù)調(diào)度上萬名員工，實現(xiàn)效率提升。從原材料管理、物流發(fā)貨到終端銷售，每個員工都能各司其職。立白還與幾百家渠道伙伴實施數(shù)據(jù)聯(lián)動，分析各區(qū)域供求關系，合理分配緊張的貨品和運力，保證了市場供給。
行業(yè)發(fā)展 潛力巨大
從短期看，遠程辦公受到廣泛關注，市場需求快速增長。從長遠看，遠程辦公行業(yè)也具備長期增長的動力。
“遠程辦公能夠跨越時間和空間的制約，節(jié)約時間和成本，當人們逐漸習慣并開始享受這種快捷辦公方式后，線上辦公也會在人們的慣性需求下繼續(xù)發(fā)展，成為一種常態(tài)化的工作機制。”中南財經(jīng)政法大學數(shù)字經(jīng)濟研究院執(zhí)行院長盤和林表示。
同時，隨著產(chǎn)業(yè)鏈跨區(qū)域分工趨勢不斷增強，跨區(qū)域協(xié)同辦公需求日益提升，遠程辦公的適用場景也會越來越多。
然而，遠程辦公在發(fā)展過程中還存在一些需要完善的地方。2月以來，激增的用戶需求致使一些遠程辦公軟件出現(xiàn)卡頓、掉線等問題，辦公體驗大打折扣。另外，相比辦公室高效、專注的工作環(huán)境，來自家庭環(huán)境的困擾也更多一些。
邵強在北京市一家互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)工作，原本對遠程辦公充滿期待，然而第一天的實際體驗讓他有些失望。“20多個人參會，半個多小時后才全部接入系統(tǒng)，視頻會議畫面還存在延遲現(xiàn)象，比線下開會費勁多了。”邵強說，網(wǎng)絡穩(wěn)定會隨著5G網(wǎng)絡、物聯(lián)網(wǎng)等新型基礎設施的大規(guī)模鋪開得到解決，但遠程辦公服務商需要考慮的是，如何優(yōu)化產(chǎn)品的穩(wěn)定性、實用性，提升用戶體驗。
目前，針對遠程辦公細分場景的需求，飛書推出了“線上辦公室”功能，通過實時語音頻道的方式，高度還原辦公室工作、溝通場景，優(yōu)化員工遠程溝通體驗。每個辦公室支持最多50人同時在線，團隊成員加入“線上辦公室”后，隨時可以發(fā)起討論，也可根據(jù)需要靜音，避免過度打擾。
“之前，企業(yè)對遠程辦公的認識還停留在郵箱、移動審批等層面。未來，遠程辦公的發(fā)展?jié)摿薮蟆?rdquo;釘釘副總裁白惠源認為。
線下轉線上 管理得跟上(記者手記)
不怕遲到、不用通勤、防疫辦公兩不誤……遠程辦公的優(yōu)勢一目了然。對于員工來說，工作方式變得更靈活，生活自由度更高;對于企業(yè)來說，遠程辦公突破了時空限制，降本增效。
然而在實際操作中可以發(fā)現(xiàn)，遠程辦公還有一定局限性，比如工作容易受到外界干擾、會削弱員工的歸屬感等。同時，還可能造成工作和生活界限模糊不清，不少員工直呼工作日常更繁瑣，原本期待的效率提升似乎并沒有出現(xiàn)。
歸根結底，傳統(tǒng)企業(yè)的組織和管理模式并不能適配遠程辦公下分布式辦公框架的特性，這就要求企業(yè)轉變管理思維，創(chuàng)新管理模式，加強員工與企業(yè)組織間的緊密連接。
比如，大數(shù)據(jù)作為信息時代的產(chǎn)物，可以輔助企業(yè)科學監(jiān)督和考核員工的績效。在遠程辦公條件下，傳統(tǒng)的績效考核方式很難達到原有效果。為此，企業(yè)應該通過對員工遠程工作情況數(shù)據(jù)的收集和挖掘，利用大數(shù)據(jù)管理手段，全面考量員工的工作狀態(tài)，更科學地評價員工。
當然，培育相互信任、自律負責的企業(yè)文化以及推動員工的自我管理也很重要。只有管理模式跟得上，遠程辦公才能發(fā)揮出更大的作用。
關鍵詞： 遠程辦公
